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绵阳高新区法院强化档案利用管理助推档案规范化建设

更新时间:2019-07-25 09:24:42 点击:115 次

2019年,绵阳高新区法院在档案工作顺利通过“省一标”认定获得了“省一级档案工作规范化管理”证书之后继续以加强档案利用管理工作为具体举措,助推法院档案规范化管理工作提档升级。

一是明确工作目标,层层压实责任。继续巩固升级“省一标”认定的成绩,完善《档案管理工作细则》,制定年度计划,把强化档案利用管理作为今年工作重点;建立了分管领导主抓,办公室具体抓,各部门齐参与档案管理体系;同时,还根据档案利用阶段和借阅人员不同,梳理出7类风险点,并将风险防范任务分解到部门,责任到个人。二是规范借阅流程,完善档案利用保密制度。制定档案借阅及保密制度上墙机制和出入库档案台帐式管理、交接签字制度;对因公来院查阅并拷贝指定诉讼文书扫描件的,要求其签署“保密承诺书”,做出“不得对复印材料进行再次复印”、“不得上传至互联网”、“使用完后必须立即删除或销毁”等承诺。然后才对指定材料进行光盘刻录,并严禁一切外来移动硬盘U盘等硬件接入查询电脑端口。三是严把质量监督,提高档案利用效率。严格把控档案上架,对纸质档案和电子档案逐页检查,对纸质档案与电子档案不一致、归档不符合装订要求的均退回修改;严格档案归档时限,对诉讼档案、文书档案、会计档案、实物档案等归档时间进行了明确规定,超期归档的将扣减责任人员绩效奖金;实施“月检查”制度,分管领导及办公室主任每月对档案存储环境、归档及借阅情况进行检查督促,并在小长假及汛期做好安全预警方案,确保档案安全。四是提升工作技能,维护管理员队伍稳定。通过不定期组织档案管理人员学习《四川省档案工作规范化管理标准》等相关法律法规、邀请区档案局资深管理员开展业务培训、以及组织管理人员到先进法院学习方式,不断提升管理员在档案保管及借阅过程中的业务操作和管理能力;同时,坚持档案管理人员不轻易“轮岗”的原则,不因频繁更换人员造成档案管理工作衔接不畅。五是加强信息化建设,扩大档案利用范围。为提升档案服务水平,除借阅纸质卷宗外,大力推行电子档案在线查询,并在档案查询室配置打印机、复印机、光盘刻录仪等设施;同时,通过编制较为详细的检索工具,加强统计分析,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、利用效果实例汇编等方式,为本院审判、调研及其他部门人员提供丰富的信息资源。

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